1. Syfte

Klubben vill uppmuntra till samåkning till tävlingar, träningar, läger och andra föreningsrelaterade aktiviteter.

Samåkning bidrar till minskade resekostnader, minskad miljöpåverkan och att fler medlemmar får möjlighet att delta i klubbens verksamhet.

Denna policy syftar till att ge medlemmarna en enkel och tydlig rekommendation för hur kostnaden för resor kan delas när en medlem använder sin privata bil för att transportera andra medlemmar.

2. Policyn är frivillig

Policyn är en rekommendation och innebär ingen skyldighet för vare sig förare eller passagerare att ta ut eller betala ersättning.

De som samåker kan alltid komma överens om en annan lösning.

Klubben rekommenderar dock att denna policy används som utgångspunkt för att undvika oklarheter och göra det enkelt att komma överens.

3. Rekommenderad ersättning

Vid samåkning rekommenderar föreningen att varje passagerare ersätter föraren med:

6 kronor per mil och passagerare.

Ersättningen avser hela resan, det vill säga normalt både dit- och hemresan.

Den sammanlagda ersättningen från passagerarna bör dock inte överstiga 25 kronor per mil för bilen.

Exempel:

• 1 passagerare: 6 kr/mil
• 2 passagerare: 12 kr/mil
• 3 passagerare: 18 kr/mil
• 4 passagerare: 24 kr/mil
• 5 eller fler passagerare: maximalt 25 kr/mil totalt

Ersättningen kan lämpligen avrundas till närmaste hela mil.

4. Hur ersättningen beräknas

Ersättningen beräknas utifrån den faktiska körsträckan för resan, tur och retur.

Exempel: Om den totala körsträckan är 20 mil och tre passagerare följer med blir rekommenderad ersättning:

20 mil × 6 kr × 3 passagerare = 360 kr totalt.

De tre passagerarna betalar då 120 kr vardera till föraren.

5. Övriga kostnader

Kostnader för exempelvis parkering, färjeavgift, broavgift eller trängselskatt ingår inte i milersättningen.

Om sådana kostnader uppkommer bör de i normalfallet delas lika mellan de personer som åker i bilen.

6. Barn och ungdomar

Klubben uppmuntrar till att barn och ungdomar ges möjlighet att delta i föreningens aktiviteter utan att resekostnaden blir ett hinder.

Föraren och vårdnadshavare/passagerare kan därför komma överens om att barn och ungdomar helt eller delvis undantas från den rekommenderade ersättningen.

7. Överenskommelse före resan

Klubben rekommenderar att förare och passagerare kommer överens om ersättningen innan avresan.

Föraren bör i samband med detta ange ungefärlig körsträcka och vilka övriga kostnader som kan tillkomma.

Betalning sker direkt mellan de samåkande, exempelvis genom Swish.

8. Klubbens egna resor

Denna policy avser i första hand frivillig samåkning mellan medlemmar.

I syfte att minimera den administrativa bördan för personer i styrelse och kansli försöker klubben generellt att hålla en låg nivå på hantering av ersättningar av mindre utgifter när en medlem utför uppdrag åt föreningen. Det utesluter dock inte att sådana överenskommelser kan göras inför den typ av resor. Sådan reseersättning ska inte blandas ihop med den frivilliga kostnadsdelning som regleras i denna policy.

9. Utgångspunkt för nivån

Den rekommenderade nivån har utformats med hänsyn till etablerad föreningspraxis inom orienteringsidrotten samt Skatteverkets schablon för bilersättning.

Skatteverkets schablon för skattefri bilersättning med egen bil är för närvarande 25 kronor per mil. Denna schablon ska dock inte tolkas som att varje passagerare ska betala 25 kronor per mil. Policyn använder i stället 25 kronor per mil som en övre riktpunkt för den totala ersättningen för bilen.

10. Översyn

Styrelsen bör vid behov, och lämpligen minst vart tredje år, se över den rekommenderade ersättningsnivån med hänsyn till förändringar i kostnader, Skatteverkets schablonbelopp och praxis inom föreningslivet.